人事評価制度をシンプルに運用する

人事評価制度で「経営理念の成就」に必要な人材を育成する

人材マネジメントシステム「ホルン」を利用した人事評価制度

 

人事評価制度は導入する目的(メリットや効果)を全体で共有しなくては継続していくことが難しい制度です。制度の構築(制定)時は強い目的意識とチームワークが維持されていても、いざ運用が始まると日々の業務の忙しさや他者の評価を行う難しさなどから個々人の責任感は薄くなり、その温度差は更なる負荷となり制度の継続に悪い影響を与えます。全体で強い意志を持ち続けるために定期的な報告や確認を実施することは大切なことですが、評価制度の運用をサポートしてくれるシステムを利用することでもそれぞれの負荷を減らし効率的な運用を継続することができます。

人事評価制度は強い意志と覚悟、そして責任感を持って導入・運用を行わなくては従業員(評価者・被評価者)への負荷、そして不満へとつながる危険性もあります。

システムを利用することによる「評価シートの配布・確認・集計」機能などでそれぞれの負荷を減らし、「結果の分析」や「今後の育成計画」から自社だけのナレッジベースとして有効に活用していくことも検討してみてはいかがでしょうか。

 

ホルン独自の「2つの視点」で人事評価を行う

人材マネジメントシステム「ホルン」は、人事評価制度を通じて経営者(事業主)と従業員が価値ある関係を構築することによる企業成長を実現し、「経営理念の成就」を組織全体で目指すことができるよう、構築や継続運用が難しい人材育成・人事評価制度をわかりやすく直感的な操作において実現できるよう開発されています。

ホルンでは「目標管理(行動指針)」「職務遂行能力(職業能力)」の2つの視点から評価を行い、その結果に基づいたコミュニケーションにより、被評価者が目指す自分・なりたい自分になるための実現を継続的にサポートすることで個々人の能力の向上と企業が求める人材育成を効率的に実施することができます。

 

2つの視点で見えてくるもの

人材の把握が経営理念成就のための第一歩

人事評価は目標設定とその結果によって行われることが一般的ですが、ホルンでは企業が目指す方向(目標管理)と、そのために必要なそれぞれの職種に求められる能力(職務遂行能力)を明確にする必要があります。

「どうもヤル気が感じられない」→(言われたことだけやっていれば良いだろう)、「毎日遅くまで頑張っているようだが目標への成果が上がっていない」→(残業していれば頑張っていると認められるだろう)など、それぞれの価値観で評価を行った場合には、その視点によりお互いが望む結果を得ることはできずに思うような成長も期待できません。明確な期間と期待する結果や習得技能を設けることで具体化した「評価基準」をお互いが把握することが重要になります。

「同じ方向を見ているか?」「その道を切り開いていく技術が身についているか?」の2つの視点で人材を把握することで、効率的な「経営理念の成就のための組織づくり」を実現します。

 

目標管理(ターゲットマネジメント)評価とは

行動指針の浸透と実行、目標達成への行動がとられているか?

評価期間内における全体目標と個人目標、企業が目指す方向(企業理念)より策定された行動指針(理念を実現するための基本姿勢、経営理念)に対する実践評価を行い自らの行動を再確認することにより、「行動指針と企業理念の浸透」・「業務遂行目標を明確にする」・「個々人の目標達成による企業全体の業績の向上」の行動や成果につなげていきます。

 

職務遂行能力(ワークパフォーマンス)評価とは

任命されている職種に必要な能力を有しているか?

評価項目は厚生労働省が定める評価ガイドラインに則したものから選択可能となっており、被評価者を企業内ではなく同業同職種の規模で評価を行うことができます。評価項目には自社独自の評価項目を追加することも可能であり、企業がその職種に期待する能力基準を明示する意味を持つとともに、被評価者は客観的に自分のキャリアを判断することと、ステップアップの目標を明確にすることができます。

 

人事評価のための機能

評価シートの作成と記載(入力)内容の取込

ホルンでは「目標管理」「職務遂行能力」それぞれの評価シートを被評価者や一次評価者が対応可能な環境に合わせてpdfファイルやExcelファイルにおいての評価シートの出力、またはブラウザを利用した評価シートの入力を行うことができます。ブラウザで入力されたデータは個別に自動で取り込まれ、Excelシートに入力された内容は指定したフォルダ単位で取込が可能です。評価期間開始時にpdfファイルを印刷した評価シートを配布している場合には、評価期間完了時に回収を行い、記載内容をシステムに入力する必要があります。

 

評価期間における実績や成果

評価期間内に実施した支援内容やその成果、参加した研修などは「レベルアップサポート」という項目で具体的な内容を管理することができます。評価期間の具体的な出来事を適切に把握することは、被評価者が求める「公正・公平」な評価につながる評価者に必要な大事な管理項目です。また「個別面談記録」として被評価者からの相談や、被評価者への通達や指示についても管理することができます。

 

個別・全体の評価履歴

過去の評価結果と最新の情報を比べ、どの能力が伸びたのか・どんな研修に参加したのか・評価期間内に取得した資格などを一目で確認することができます。未達の目標や習得できなかった技能について集中した教育や支援を実施することで、企業が求める人材への効率的な育成が可能となります。職種ごとの情報も確認することができるので、自社の強みや全体のバランスなども確認しながら、長期・短期的な目標への育成スケジュールを調整することができます。

 

キャリアパスと賃金テーブルのリンク

目標の達成や職種(階層ごと)における達成要件を満たした場合に従業員は次のステージにステップアップします。この道筋を提示することで従業員はその先にある自分をイメージすることができるようになり、5~10年後の自分という大きな目標を持つことができるようになります。

ホルンでは優秀な人材の採用や定着、効率的な人材育成のためのキャリアパスを簡単に作成することができます。それぞれの職種のレベルごとに賃金を設定することもできるので、従業員の生活設計にも大切な情報になります。

 

継続した運用のために

なぜ「人事評価」を行うのか

強い目的意識を持って導入して運用を始めた人事評価制度であっても、多くの企業で運用がストップしてしまう現実があります。なぜなら、人事評価制度の構築と運用は面倒なのです

構築には現状把握など多くの時間と求められ、運用が始まると公正な評価のために一次評価を行う各部課長への負担は大きくなるでしょう。公正ではない一次評価や適切ではない目標設定における評価などは被評価者の労働意欲を大きく削ぐことになり、期待する効果と真逆の結果を招く恐れすらあります。また従業員に対しても明確な動機付けやフィードバックが無い場合は面倒な作業として受け止められるかも知れません。「形だけの人事評価制度ならやらない方がマシ」と言われる理由はまさにそこにあります。

本当に強い意志を持って人事評価制度を運用する覚悟が求められます。

 

人材育成の効果は絶大

強靭な組織を作り上げるためには相応の努力が求められますが、一度そのサイクルが周りだすと目に見える多くの効果が感じられることでしょう。具体的な評価項目は評価者と被評価者のお互いを高め、それぞれが与えられた役割を理解することによる効率的な業務は生産性を大きく向上させます。

進むべき方向と目的を理解し、行動指針に沿った判断で自主的に目標に向かっていく組織を作り上げることは、経営者やリーダーにとって目指すべき目標のひとつと言えるでしょう。

 

育成は企業の責任

良い人材が集まらないと嘆いているよりも、今いる人材を見直し理解することで見えてくる道があります。理想の人材像は待つものではなく育てる必要があるのです。これまでOJTで教育を行っていた企業で成果が出ているのであれば、それはリーダーや教育係の優秀さ・人格によるものであり評価すべきでしょう。もし育成や定着に問題がある場合は、早急にその原因を分析することが必要です。

チームで成果を上げることが求められる企業の運営は、スーパーマンひとりを得ることよりも同じ目標に進む意識を持った組織を目指さなくてはいけません。事業の継承やリーダーの人間力を考えたときに、やはり理想の人材は育成でのみ得ることができるのです。

 

人材育成は求められている

新入社員はゴミ箱の位置から安くておいしいランチのお店まで先輩から教えてもらうことから始まります。同様に目指す方向と期待する行動や技能を提示することで、「狭いようで広い道を精いっぱい前に進む」ことができます。

明確な判断基準はあいまいな指示と不要な疑問を取り除き成長の実感を与えます。その道からは次のステップへの努力や悩み、得手不得手などがハッキリと見えてくるので、必要な教育や適切な人員配置など組織が最大限の成果を出すための情報を得ることができます。

進むべき方向や求められることがあいまいな状況を思い描いてみてください。新人に対し忙しそうに仕事をしている先輩たちを指さし「みんなに仕事の進め方を教わってくれ」と伝えることでOJTが成り立つのであれば、それは個人の育成としてではなく、組織としての成長が得られていないのです。理解しなくてはいけないのは、努力が評価されない環境は不満がたまり、ヤル気のある従業員ほどそれは大きくなるということです。

 

 

育成制度と向かい合う

人材育成は避けて通れない

多くの「人材」への悩みは人事評価制度を利用した人材育成において良い方向へ転換することができます。従業員に対する「求人・定着・育成」の悩みは理想とする環境へ変わりたいと思ったときにしか発生することはありません。人材育成のスタートは、理想の職場とそこで働く理想の人材を思い描くところから始まるのです。

 

人事評価制度はいつから始める?

人事評価制度を導入するタイミングで多いのは、賃金制度の刷新時、新入社員の入社時、各助成金の申請要件として、組織の再編時などがあげられますが、人材育成として評価制度の導入を考えた場合はタイミングを図る必要はありません。いつ導入するかではなく、運用を始める時期までに評価制度の構築と従業員への説明を終えるような準備を意識しましょう。

すでに運用している評価制度が存在する場合でもホルンではそれらを有効に取込み利用することができます。

 

ホルンで行う人材育成

人事評価制度をホルンで行うために必要な準備

ホルンを利用した人事評価制度の構築には以下の準備が必要です。

  1. 経営理念より行動指針を制定する
  2. それぞれの職種を階層化して個別に求められる能力を設定する
  3. 階層化した職種ごとに次のステージにステップアップするための要件を設定する
  4. 評価期間内の全体目標と個人ごとの個別目標を設定する
  5. 職種ごとにキャリアパスを作成する
  6. 育成する(評価を行う)立場である評価者へ評価者研修を行う

すべてを100点で始める必要なく、人事評価制度・人材育成制度は従業員みんなで改良しながら良い制度に作り上げていく思いで始めましょう。運用途中で問題が見つかればどんどん修正してかまいません。

一番必要なことは、強い思いを持って人事評価制度を継続していくことを従業員全員で約束することです。「日々の忙しくて評価しているヒマがない」といった言葉が聞こえてくるようなら、それは評価制度の必要性が理解できていないということでしょう。もう一度全体で「何のために」評価制度を導入するのかを話し合うことが求められます。

 

 

ホルンで始める人材マネジメント

その思いを形にするために

「ホルン」は人材マネジメントシステムとして多くの機能が実装されていますが、人事評価・人材育成機能に特化したシステムです。

経営者と従業員が良い関係を築きながら目標に向かいお互いを高めていくことを理想として開発されています。制度の構築は簡単ではありませんが、進むべき道を強いリーダーシップを持って指し示す人たちの力になれるよう、思いを一つにする必要性を意識させるような評価を実施しています。

現在の育成制度や人事評価制度に求めるものをもう一度見つめ直し、ホルンがその手助けになると感じたのであればぜひ手に取って試してみてください。構築から運用まで目指す場所へ前進するために必要な最大限のサポートで「経営理念の成就」のお手伝いをさせていただきます。

 

<Forward March の 人材マネジメントシステム>