コミュニケーション面談では何を話せば良いのだろう?

コミュニケーション面談を価値のある・意味のあるものにするために

 

定期面談を信頼関係の構築と人材育成へつなげよう

いったい何を話すのか

定期面談を行っていますか?朝・夕のミーティングとは趣が違い、主に1対1で実施されることが多い、年に1~2度(プロジェクトごとに行われることもあります)の「腹を割って話し合う場」です。信頼関係の構築やいろいろな改善・サポートなどを目的に定期面談を行っている企業も多いと思いますが、その目的は本当に達成されていますか?

導入したは良いが何を話せば良いのかよくわからない、単に業務の進捗確認の場になっているではコミュニケーション面談の本当の目的を達成しているとは言えないのではないでしょうか。

どうすれば価値のあるコミュニケーション面談にすることが出来るのかを、「リーダー」「チームメンバー」両方の視点から考えて行きましょう。

 

チームメンバーの目線で考える

リーダーと話すことのできる「自分の時間」

「また定期面談の時期が来たか~、面倒だなぁ」と思ったのであれば、リーダーと1対1で話すことのできる自分の時間を有効に利用できていません。

リーダーとは朝ミーティングで進捗の確認を行うくらいでゆっくり話す時間は簡単には取れていないかも知れません。そんなリーダーが自分(チーム)のために時間を作ってくれています。自分の仕事を正しく理解してくれているのか、自分はリーダーの思いを理解しているだろうか、そう思うと強制的に見えたコミュニケーション面談は最大限に利用すべき大切な場になります。

個ではなく組織であることに留意する

プロジェクトを絶対に成功させようという強い思いがあっても、リーダーとチームメンバーは1対多の関係です。あなたの強い思いや役割・そして仕事についてリーダーが完璧に把握しているとは限りません。

「あんなに強く訴えたのになぜリーダーは理解してくれないんだ、改善されないんだ」という思いでリーダーを見る前に、リーダーはプロジェクト達成のために数人を束ねていることを理解することが必要です。あなたの満足よりリーダーは組織としての結果を求めているのです。

困っていることをしっかり伝える

まず伝えるべきことは「困っていること」です。作業を遅らせる原因や作業が出来ずにいる原因などを伝えます。リーダーがすぐに行動を起こすことで改善が見込まれるもの、すぐに対応しなくてはいけないことを最優先で伝えましょう。

リーダーは「助けが必要である」と自分で気づき、自ら助けを求めてくれる人は大変にありがたく、対応がしやすいものです。良きリーダーは同じ状況を作らないよう環境を整えチーム全体に活かして行くことでしょう。

作業の進捗を伝える

作業の進捗を正しく伝え意識の差異をなくしましょう。前述したように、日々のミーティングやメールでの報告が完全に共有されているとは限りません。また、チームメンバー全員が参加するミーティングでは言い出しにくいこともあるでしょう。原因が「メンバー」に関わる相談などは1対1のほうが話しやすいでしょう。

もし何の問題も無くプロジェクトが進行していても、「大丈夫です」では済まさぬよう、日々の作業の中でチーム全体に影響を与えていることなど「チームの成果」としての目線を持った提案ができれば、リーダーから大きな信頼を得ることができます。

キャリアパスを話し合う

現在のプロジェクトの進捗の確認が終われば、この先5年、10年後の自分がどうなっていたいのかを伝えましょう。得意なこと、学習が必要なこと、なりたい自分を伝えることで組織は人材育成の方向性を固めて行きます。リーダーからのフィードバックよりこれからの自分をしっかりとイメージできるようにしましょう。

ここでリーダー(面談者)から改善点をいくつも上げられるような面談はあまり良い面談ではありません。改善が必要な部分はそれが確認できた時点でしっかりと話し合うべきで、コミュニケーション面談は改善点をまとめて伝える場ではないからです。

「あの時こんなことしたよね」と言われれば「その時に言え」と思うのも当然ですが、そんな面談の場になってしまっていても自分の成長につなげる場にすることを心がけましょう。

情報収集

通常の業務の話から目線を2段階ほど上げて、いまリーダーやマネージャーの中で問題になっていることや新しく検討しているプロジェクトなどの話を聞いてみてはどうでしょう。

リーダーは多くの情報を持っています。いつもの朝ミーティングで共有されていること以外の情報を手に入れることができれば、技術の習得や協力者の紹介など多方面で力になれるかも知れません。そんなチームメンバーが出てくることをリーダーはいつも期待しています。

自分のできること

今のチームの状態を話し合うことで、自分にできることが見えてくるかも知れません。困っているメンバーを知ることで改善できそうなこと、力になれそうなことを伝えましょう。チームでの成果につながる提案をリーダーは何よりも期待しているのです。

これからの関係をより良いものにするために

面談時に趣味の話になることもあるでしょう。雑談力といった言葉を耳にするように、雑談を無駄話とするのか有効な情報にするのかで大きな違いがあります。共通の話題は話の場をつくるきっかけとなり、お互いの関係をより良いものにする大きな助けになります。

リーダーも人間です。共通の趣味や環境があれば良い関係を築くことができ、多くの話をできるようになるでしょう。

 

リーダーの目線で考える

リーダーの責任をしっかり理解する

プロジェクトの進捗管理やチームメンバーの人材育成、キャリアパスに大きな責任があることを理解しなくてはいけません。コミュニケーション面談の場はチームメンバーのための時間です。普段あまり話すことのないメンバーとも1対1でじっくり話をする時間を持つことが出来るので、できるだけメンバーの話を聞くようにしてください。

質問時は具体的な質問よりも「最近の調子はどう?」「何か困っていることはある?」というように広く話を聞き、「こないだのプロジェクトの○○はどうなった?」「明日の○○の件だけど~」というような話題を限定しないようにしましょう。

メンバーにとってリーダーは1人ですが、リーダーにとってチームメンバーは多数いることがほとんどです。だからといって一人ひとりの問題を軽視せずに、チームメンバーがリーダーのために力を発揮するような環境をつくることができるよう向き合いましょう。

特に助けが必要であることに関して打ち明けられた場合は忘れずに実行できるような環境を整えましょう(その場でメモ等を取ることも大切です)。勇気を出して打ち明けられた相談を放置してしまっては、良いリーダーとして認められることはありません。

成長させる魔法の言葉

リーダーはチームメンバーを成長させ、組織を成長させ、最終的に経営目標の達成に寄与する意識を持たなくてはいけません。そのためにはメンバー一人ひとりに的確なアドバイスを与え、成長に結びつけることが大切です。良い部分・改善点等を指摘しながら、上からではなく一緒に組織を高めて行こうという思いを伝えなくてはいけません

面談では出来ない部分を指摘しがちですが、良い部分をしっかり伝え「明日に希望を持てる面談」にするように心がけましょう。面談後に「何か腑に落ちない」思いを持たれてしまってはそのメンバーの能力が100%発揮されることは無いでしょう。

もし素直に聞けるような関係が築けているのであれば、「リーダーに求めること」をハッキリ聞くことで自己の成長につなげることもできます。

面談は最優先に

忙しいから、急な来客があったからという理由で面談の時間に変更が起きないようにしましょう。この面談は何よりも大切であるという環境ができなくてはコミュニケーション面談の価値が下がってしまいます。一度下がった価値は簡単には上げることはできません。チームメンバーが「自分は尊重されている」と思える環境が意味のある面談につながります。

 

まとめ

面談は作り上げるもの

チームリーダー・チームメンバーのそれぞれが予定に合わせて行っただけの面談では価値が生まれることは無いでしょう。コミュニケーション面談は双方が「伝えるべきこと」を準備して臨むことで「意味と価値」を生むのです。時間だけが過ぎる意味のない面談は「面談を行った」だけであり、ハッキリ言ってやらない方が良いでしょう。

理想的な面談が終わった状況をイメージしてください。リーダーはメンバーに対してできることを実行する準備に取り掛かり、メンバーは自分の役割や5年10年後の自分を思い描き自分がこれからどうすべきかを理解しています。これが繰り返されるチームは「成長」しています。

組織の成長とは何でしょうか?スーパーマン一人が入社することによる戦力アップを期待するのは組織の成長ではありません。成長する組織とは個々人が何をするべきかを理解し学習し、継続的な成長サイクルが環境として準備されていなくてはいけません。その環境の第一歩がコミュニケーション面談なのです。

「組織」を意識することを忘れない

面談は誰かを責める場ではありません。チームリーダーであれチームメンバーであれ、経営目標の達成という目的のため同じ船に乗っている人間同士の情報交換の場なのです。自分の役割を理解してもっと良くなるための情報を共有したり、うまくいかない部分を技術やキャリアのある仲間に聞くことで、大きな船に乗りる全員が無事に目的地にたどりつくことが出来るのです。

力を合わせなくては組織は目標を達成することはできません。ライバルに勝つこともできません。組織が力を合わせるために「コミュニケーション面談」を有効に活用し、「意味のある・価値のある」ものにして下さい。

コミュニケーション面談にはそれだけの価値と意味が十分にあります。

 

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